Maitriser la durée de vos réunions

Gérez la durée de vos réunions

WEDO a notamment pour mission d’optimiser la durée de vos réunions. Cette nouvelle mise à jour rejoint donc cette ambition ! Vous pouvez désormais fixer le temps imparti à chaque thématique de votre ordre du jour. Ainsi, vous gardez un œil sur la durée de votre réunion et vous veillez à traiter tous les points dans le temps maximal fixé. Découvrez également les dernières optimisations apportées au module réunion afin de faciliter toujours plus la gestion et le suivi des réunions.

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités à découvrir ?

Fixer des durées pour vos thématiques ⏳

Définissez une durée pour chaque thématique. L’heure à laquelle vous devez aborder la thématique en question s’affiche dans votre table des matières.

💡 Vous pouvez ajouter manuellement une durée à chaque thématique ou répartir une durée identique à toutes les thématiques de votre réunion. En un clic, vous pouvez facilement réinitialiser le calcul des durées !

Si la durée totale de vos thématiques excède le temps accordé à la réunion, le timing apparait en rouge au niveau des thématiques qui ne peuvent être traitées selon la durée définie. Au bas de la table des matières, vous retrouvez le temps par thématique selon la durée totale de la réunion.

Statuer facilement sur vos thématiques lors de la réunion

Thématique récurrente 🔁

Dans le cadre de votre réunion hebdomadaire, un sujet revient à l’ordre du jour toutes les semaines ? Rendez cette thématique récurrente pour qu’elles apparaissent automatiquement à l’ordre du jour des réunions à venir.

💡 Une icône 🔁 apparait dans la table des matières afin de voir quelles sont les thématiques récurrentes. Lorsque l’icône passe au bleu, c’est que vous avez traité un point récurrent lors de la réunion en cours. Les icônes bleues correspondent donc à l’étape En cours.

ℹ️ Si l’icône est grisée, c’est que vous avez simplement programmé la récurrence de la thématique mais que vous n’avez pas encore statuée sur celle-ci lors de la réunion en cours. Les icônes grisées correspondent donc généralement à l’étape En préparation.

Thématique traitée ✅

En cours de réunion, progressez dans votre ordre du jour en cliquant sur Traitée lorsqu’une thématique ne nécessite pas davantage de discussions. Dans la table des matières à gauche, les thématiques que vous avez traitées sont suivies d’une icône .

💡 L’icône verte vous informe que cette thématique est traitée et ne sera pas revue lors d’une prochaine réunion.

Revoir une thématique ➡️

Il arrive souvent qu’une thématique soit discutée lors de plusieurs réunions. Cliquez sur Revoir si vous souhaitez reparler de la thématique durant la prochaine réunion. À partir du bouton avec les trois points verticaux vous pouvez choisir à quelle date vous souhaitez revoir la thématique.

💡 Une icône ➡️ apparait dans la table des matières afin de voir qu’elles sont les thématiques revues. Lorsque l’icône passe au bleu, c’est que vous avez traité un point revu lors de la réunion en cours. Les icônes bleues correspondent donc à l’étape En cours.

ℹ️ Si l’icône est grisée, c’est que vous avez simplement programmé la révision de la thématique mais que vous n’avez pas encore statuée sur celle-ci lors de la réunion en cours. Les icônes grisées correspondent donc à l’étape En préparation.

Afficher/masquer les réunions dans la fenêtre d’ajout d’une réunion 👁️

Désormais, vous pouvez choisir de masquer des réunions dans la fenêtre d’ajout. Ainsi, vous pouvez garder uniquement les modèles que vous utilisez régulièrement.

Masquer votre progression dans la formation 🧑🏻‍🎓

Vous ne souhaitez pas voir le pied de page avec la formation intégrée ? Vous pouvez le masquer en quelques clics !

Quels sont les avantages de cette mise à jour ? ✨

  • Vous pouvez gérer minutieusement la durée de votre réunion en répartissant le temps imparti à chaque thématique de votre ordre du jour.
  • Vous constatez rapidement si le nombre de thématiques et leur durée excèdent de temps total dédié à la réunion.
  • Grâce aux icônes dans la table des matières, vous pouvez observer si la thématique est récurrente, revue ou traitée.
  • Les couleurs des icônes de la table des matières vous permettent de constater si la thématique est programmée comme récurrente ou à revoir (icône grisée) ou si vous avez statuée sur la thématique lors de la réunion en cours (icône bleue).
  • Vous affichez uniquement ce qui vous est utile au niveau de l’interface – vous pouvez masquer des modèles de réunion ainsi que la formation intégrée dans le pied de page.

Cette mise à jour est basée sur les feedbacks de nos clients ! Les nombreux retours de nos utilisateurs motivent le développement continu de notre plateforme. Nous espérons que ces nouveautés faciliteront votre travail de préparation, de rédaction et de suivi des réunions. 😃

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