Envoyez l’ordre du jour et le compte rendu de votre réunion par email

L’envoi de l’ordre du jour et du compte rendu par email

Envoyez l’ordre du jour et le compte rendu de votre réunion par email afin d’inviter les participants à en prendre connaissance au moment opportun. Pour faciliter les envois, des modèles de messages sont proposés à chaque étape. Vous avez cependant la possibilité de modifier l’objet et le corps du message si nécessaire. Les destinataires recevront ainsi un email les invitant à accéder directement à la réunion dans WeDo. Ci-après, retrouvez un aperçu des messages que recevront les destinataires en fonction de l’étape à laquelle se trouve la réunion.

Pour envoyer l’ordre du jour ou le compte rendu par email, cliquez sur le bouton avec l’enveloppe (1) – celui-ci est accessible à chaque étape en haut à droite de l’écran.

Une fenêtre s’ouvre : les destinataires par défaut sont les participants de la réunion. Vous pouvez cependant en supprimer (2) ou en ajouter (3). Une fois l’objet et le message complétés, cliquez sur Envoyer par email (4).

Etape 1 – Ordre du jour en préparation

Les participants sont invités à ajouter leurs notes aux points à l’ordre du jour.

Etape 2 – Ordre du jour validé

Les participants sont invités à lire l’ordre du jour afin de se préparer à la réunion.

Etape 3 – Compte rendu en rédaction

La réunion commence : les participants sont invités à lire le compte rendu en temps réel.

Etape 4 – Compte rendu en relecture

Les participants sont invités à relire le compte rendu et à transmettre leurs éventuelles remarques.

Etape 5 – Compte rendu verrouillé

Les participants sont invités à prendre connaissance du compte rendu afin d’assurer le suivi d’une réunion à l’autre.

A découvrir également dans cette version 

Copier un point à l’ordre du jour dans une autre réunion

Il est désormais possible de copier un point ou un sous-point dans l’ordre du jour d’une autre réunion. Ceci vous permettra de faire des liens entre vos réunions en partageant facilement de l’information. A noter que tout le contenu du point est copié soit les notes, les décisions, les tâches ou encore les fichiers joints.

Vous pouvez copier un point de l’ordre du jour à partir de la table des matières – ou à partir du point en question. Cliquez sur le bouton avec les trois points verticaux (1) puis sur Copier dans… (2).

Une fenêtre s’ouvre afin de vous permettre de définir dans quelle réunion le point doit être copié : choisissez d’abord l’espace de travail, puis la réunion en question, et pour finir l’emplacement de la copie dans l’ordre du jour (3).

Cliquez finalement sur Copier (4).

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