Wie geht man mit den organisatorischen Herausforderungen um, die sich aus der Praxis der Arbeit auf Distanz ergeben?

Im Jahr 2020 mussten sich die Unternehmen an die Praxis der Remote-Arbeit anpassen. Heutzutage wechseln viele Organisationen zwischen Remote- und Vor-Ort-Arbeit ab. Diese neue Art des Arbeitens bringt einige Herausforderungen mit sich. In vielen Fällen scheint eine interne Reorganisation ein notwendiger Schritt zu sein, um die Teambildung zu stärken und alle Mitarbeitenden auf dasselbe Level zu bringen. Was sind die besten Praktiken, um eine gute interne Organisation zu gewährleisten und gleichzeitig eine effektive Teameinbindung zu fördern? Hier ist unsere Empfehlung.

Den Einsatz der neuen digitalen Werkzeuge beibehalten

In vielen Fällen musste die Einführung neuer Technologien und Kommunikationswerkzeuge in einem überstürzten Prozess umgesetzt werden. Es ist daher an der Zeit, diese Investitionen zu nutzen, um die Nachhaltigkeit der Lösungen zu gewährleisten und die interne Organisation zu erleichtern. Kollaborationstool, Videokonferenzsystem, interne Chat-Plattform, all diese Lösungen tragen zum Zusammenhalt Ihrer Teams bei, egal ob sie von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne zusammenarbeiten. Versuchen Sie den Einsatz der Tools beizubehalten, die zur Entstehung einer kollektiven Intelligenz beitragen und die Ihnen helfen, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen einige Tools auch die Zusammenarbeit mit Personen ausserhalb Ihres Unternehmens, was wiederum einen bedeutenden Vorteil darstellt, den digitale Lösungen mit sich bringen. Es geht jedoch nicht darum, kollaborative Tools zu vervielfachen, sondern sie entsprechend den internen Bedürfnissen der jeweiligen Organisation auszuwählen. Mit WEDO können Sie neben der internen Zusammenarbeit auch mit externen Benutzern zusammenarbeiten, um Meetings und Aufgaben über kollaborative Arbeitsbereiche zu teilen.

Wenn Sie sich noch nicht für eine Kollaborations-Lösung entschieden haben, ist es vielleicht an der Zeit einen Blick darauf zu werfen, damit Ihre Teams in jeder Situation effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können. Mit WEDO können Sie Ihre Teambesprechungen vorbereiten, Protokolle in Echtzeit schreiben und zugewiesene Aufgaben von einem Meeting zum nächsten verfolgen. Die ideale Lösung für alle Teams, die zwischen Büroalltag und Remote-Arbeit wechseln.

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Fördern Sie mehr Remote-Arbeit

Diese Zeit hat uns gezeigt, dass die Arbeit von zu Hause eine Alternative ist, die definitiv Vorteile hat. Natürlich fördert die Arbeit in einer Gruppe die individuellen Leistungen, doch dank der Einführung von Tools, die eine optimale Kommunikation auf Distanz ermöglichen, kann dieser Teamzusammenhalt mit Hilfe angepasster digitaler Lösungen erhalten werden. Die Entfernung zwischen Kollegen ist also nicht mehr unbedingt eine Hürde für eine gute Zusammenarbeit. Videokonferenz-Meetings sind zum Standard geworden und stellen mittlerweile eine Alternative zu persönlichen Besprechungen dar. Die Kunst wird darin bestehen, die richtige Balance zwischen Fernarbeit und Arbeitstagen im Büro zu finden. In dieser Hinsicht wäre es interessant, die Meinungen der Mitarbeiter zu erfragen, um ihre Erfahrungen zu berücksichtigen. Auch hier ist die interne Kommunikation unerlässlich, um neue Arbeitspraktiken und -Methoden zu etablieren. Da diese Praxis für die meisten Mitarbeiter neu ist, ist es wichtig, das eingeführte System zu diskutieren und zu hinterfragen, um es gegebenenfalls neu anzupassen und zu verbessern.

Vorlagen für Arbeitsabläufe erstellen

Die Remote-Zusammenarbeit hat wahrscheinlich einige organisatorische Schwachstellen offenbart. Wie kann man beispielsweise die Nachverfolgung von Arbeitsprozessen sicherstellen, welche die Beteiligung mehrerer Kollegen erfordern, wenn diese von zu Hause aus arbeiten? Unter diesen Bedingungen ist es schwierig, für jede Person ein Papierdokument in Umlauf zu bringen, um die durchgeführten Aufgaben zu validieren. Auch der Austausch von Informationen per E-Mail ist für eine effektive Remote-Zusammenarbeit nicht ideal. Um diese kollaborative Dimension zu erreichen, scheint es daher notwendig zu sein, eine spezielle digitale Lösung zu verwenden.

Mit WEDO können Unternehmen mit der Funktionalität Checklistenvorlagen Vorlagen ihrer wiederkehrenden Abläufe erstellen, um eine kollaborative Überwachung der Aktivitäten zu gewährleisten. Erstellen Sie für jeden Ablauf eine Vorlage und starten Sie die Checklisten dann jedes Mal, wenn sie ausgeführt werden müssen. Anhand der Vorlage können Sie eine Reihe von Aufgaben auflisten, sie priorisieren, terminieren und dann an verschiedene Verantwortliche delegieren. Dank der Vorlagen und Checklisten ist es sehr einfach, mit mehreren Personen am gleichen Arbeitsablauf zusammenzuarbeiten. Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf das Standardverfahren und können den Fortschritt der einzelnen Checklisten in Echtzeit verfolgen.

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Bereits aktive WEDO Benutzer, welche diese Funktion erkunden möchten, besuchen die Sammlungen Checklistenvorlagen und Checklisten in unserem Help Center.

Organisieren Sie effektive Sitzungen

Um Versammlungen zu vermeiden, werden virtuelle Meetings weiterhin an der Tagesordnung sein, vielleicht sogar für Mitarbeitende, die am selben Ort arbeiten. Genau wie persönliche Meetings müssen auch virtuelle Besprechungen sorgfältig vorbereitet werden, um ihre Dauer zu begrenzen. Indem Sie gemeinsam eine kurze und vollständige Agenda vorbereiten, begrenzen Sie die Häufigkeit und Dauer von Videokonferenzen, die manchmal ermüdend sein können. Gewöhnen Sie sich ausserdem daran Traktandenlisten vorzubereiten, um die Anzahl der zeitraubenden Ablenkungen zu reduzieren. Es geht auch darum, den Überblick über die Diskussionen zu behalten, selbst wenn sie virtuell sind. Trainieren Sie sich an, Ihre Protokolle in Echtzeit zu schreiben, um Diskussionen zu dokumentieren und zu verfolgen. WEDO ist eine Lösung, die all diese Funktionen mit einem Aufgabenmanager kombiniert, um Ihre Teams direkt nach dem Meeting einsatzbereit und effizient zu machen. Jeder Teilnehmer erhält seine Aufgaben in seinem persönlichen Arbeitsbereich und kann die Protokolle der Diskussionen mit wenigen Klicks einsehen. Geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, unter den bestmöglichen Bedingungen zusammenzuarbeiten.

Im Jahr 2021 ist es wichtiger denn je, Organisationen agil zu machen, indem kollaboratives Arbeiten und kollektive Intelligenz gefördert werden, egal ob von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne gearbeitet wird. Die Manager von morgen müssen in der Lage sein, ihre Teams zusammenzubringen, damit sie ihre Aktivitäten in jeder Situation fortsetzen können. Es ist an der Zeit, eine kollaborative Kultur innerhalb von Organisationen zu entwickeln und zu etablieren – digitale Lösungen sind dazu da, diese Transformation zu erleichtern.

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