Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

In diesem Artikel gehen wir auf die Herausforderungen der kommunalen Digitalisierung ein. Wir nutzen die Erfahrungen von Loïc Blardone, Sekretär der Gemeinde Saxon (VS), als Projektleiter und Benutzer von WEDO. Diese Erfahrung zeigt die Bedeutung der Technologie für die Modernisierung der lokalen Verwaltung. Es werden Themen wie sichere Cloud-Software und digitale Herausforderungen behandelt.

Was waren die grössten Herausforderungen für die Verwaltung der Gemeinde vor der Einführung von WEDO?

Vor WEDO hatten wir Probleme mit der Nachverfolgung von Aufgaben und Anfragen. Wir hatten viele Herausforderungen zu bewältigen, die von der Erinnerung der Mitarbeiter abhingen und dokumentiert werden mussten.

Darüber hinaus wurde es immer schwieriger, grosse Mengen an Dokumenten, Informationen und Anfragen aus verschiedenen Quellen (Post, E-Mails, Bürgeranfragen und behördenübergreifende Anfragen) zu verarbeiten und zu katalogisieren.

Wir brauchten eine Software, um Anfragen der öffentlichen Hand zu verfolgen. Besonders für die Gebäudeabteilung, die wichtige Angelegenheiten verwaltet.

Was waren die grössten Herausforderungen bei der Implementierung der Verwaltungssoftware?

Zunächst einmal war es wichtig zu bestimmen, wer die Plattform nutzen würde. Wir haben uns gefragt, ob es besser ist, nur die Verwaltung oder auch externe Dienste einzubeziehen. Es war wichtig, den Nutzen der Plattform für jede Funktion zu bestimmen. Dadurch konnte das Interesse der Mitarbeitenden und ihre Akzeptanz des Projekts erfasst werden.

Um sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter einbezogen sind, haben wir alle administrativen Mitarbeiter, 35, miteinbezogen. Dazu gehören:

• die Verwaltung (Einwohneramt, Finanzabteilung, technische und bauliche Dienste)
• der Direktor und der stellvertretende Direktor
• der Bibliothekar und die Mitarbeiter der Schul- und Hortdienste
• der Leiter der öffentlichen Arbeiten
• der Beauftragte für das Kulturerbe
• die soziokulturellen oder Integrationskoordinatoren
• die Leiter der Gebäudedienste
• das technische Personal
• die Mitglieder des Gemeinderats.

Einige hatten Angst vor einer Beeinträchtigung der persönlichen Kommunikation im Büro durch die Einführung eines neuen digitalen Tools. Sie befürchteten, dass es zu einer reinen Benachrichtigungskommunikation führen würde.

Die Funktion "E-Mail als Aufgabe" bietet jedoch eine Lösung, die es ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen und gleichzeitig den menschlichen Aspekt der Kommunikation zu erhalten. Sie können eine E-Mail im üblichen Format senden. Gleichzeitig können Sie eine Aufgabe für eine Person oder Abteilung erstellen.

Diese Option ist auch praktisch, um langwierige Abläufe zu vermeiden. Wenn eine E-Mail bestätigt und an eine Abteilung weitergeleitet werden muss, kann man gleichzeitig eine Aufgabe erstellen.

Die grösste Herausforderung war, die Benutzer einzubeziehen, vor allem diejenigen, die weniger technikaffin sind. Der Schlüssel zum Erfolg lag in der Vermittlung des Nutzens der Plattform und ihrer Verwaltungsmodule für jeden Tätigkeitsbereich.

Wie sind Sie bei der Implementierung der WEDO-Plattform vorgegangen?

Es gab mehrere Schlüsselphasen, um WEDO zum Laufen zu bringen:

Demonstration der Plattform: Das Projekt begann mit einer Produktpräsentation durch das WEDO-Team direkt in unseren Räumlichkeiten.

Gespräche mit einer Gemeindeverwaltung, die die WEDO-Plattform nutzt: Wir sprachen mit Mitarbeitenden einer Gemeinde, welche die WEDO-Plattform bereits nutzte, um ihre Meinungen und Erfahrungen zu erfahren.

Projektabnahme: Das Projekt wurde offiziell angenommen. Mit Hilfe des WEDO-Teams haben wir Projektleiter ernannt und die zukünftigen Benutzer ausgewählt.

Vorbereitung und Schulung: Wir haben im Vorfeld Checklisten unserer verschiedenen Abläufe im Excel-Format erstellt, um sie in WEDO zu integrieren und zu automatisieren. Die Netzwerkkonfiguration (Aufgaben, Checkliste und Sitzungsmodule) wurde in Anwesenheit unseres Beraters durchgeführt, um eine passende Umgebung für uns zu schaffen.

Kommunikation mit den Mitarbeitenden: Die künftigen Benutzer wurden per E-Mail über die bevorstehende Einführung der WEDO-Plattform informiert. Wir informierten sie über den Nutzen der Plattform für den täglichen Betrieb und den Integrationsprozess. Wir wiesen sie an, anhand einer Vorlage Checklisten für ihre Projekte zu erstellen. Dies würde ihnen helfen, sich auf die Einrichtung ihrer eigenen Arbeitsbereiche vorzubereiten.

Mitarbeiterschulung: Unser WEDO-Berater organisierte obligatorische Schulungen, die online in Gruppen oder persönlich vor Ort durchgeführt wurden. Die Schulung dauerte 1 h 30 und umfasste Aufgabenmanagement, Arbeitsbereiche, Checklistenvorlagen und Sitzungen.

Inbetriebnahme: Das Tool ging in Inbetriebnahme, und WEDO wurde zum täglichen Werkzeug für das Aufgabenmanagement.

Laufende Überwachung und Optimierung: Wir hielten die Kommunikation mit den Benutzern aufrecht, um sie zu ermutigen, WEDO weiter zu erkunden und eine Entdeckungsrate von 100 % zu erreichen. Das Tool bietet eine unterhaltsame Möglichkeit, die Erkundung der Plattform zu bewerten. Darüber hinaus haben die Mitarbeitenden Zugang zu einem Support-Service, der alle Fragen beantwortet.

Das Feedback unserer Mitarbeiter war von Anfang an sehr positiv. Sie lernten den Umgang mit dem Tool und konnten dessen Funktionen nach den Schulungen individuell ausprobieren.

Welche Auswirkungen hat WEDO nach kurzer Nutzung auf die Teamproduktivität und das Gemeindemanagement?

Die Einführung von WEDO hat die Art und Weise, wie wir unser Tagesgeschäft abwickeln, revolutioniert:

• Die Plattform ermöglicht uns einen schnellen Zugriff auf den Status der aktuellen Anfragen.
• Sie hat die Zeit für die Suche nach Informationen erheblich verkürzt.
• Sie ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen den Beteiligten und Bereichen, so dass öffentliche Bauprojekte und Anträge schneller bearbeitet werden können.
• Die Übertragung von Aufgaben und wiederkehrenden Prozessen wird erleichtert, wie z.B. die Delegation von Aufgaben vom Gemeinderat an Abteilungen, die Verwaltung des Posteingangs, Anfragen an technische Dienste oder die Einreichung von Anforderungen von Benutzern kommunaler Gebäude.
• Wir konnten uns in eine pragmatischere Vision des Projektmanagements hineinversetzen.
• Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können kommunale Ausschüsse nun problemlos Protokolle und den Fortschritt der Pendenzen aus Sitzungen verfolgen. Ausserdem konnten sie die Protokolle standardisieren und deren Teilen erleichtern.
• Die Gemeinde kann nun ihre zahlreichen Abläufe und Checklisten dokumentieren und automatisieren.
• Das Tool war schnell und einfach zu implementieren.

Die Idee, ein Tool wie WEDO zu implementieren, hat mich schnell überzeugt. Unsere Verwaltung musste sich in Richtung einer zentralisierten digitalen Verwaltung entwickeln, die eine rasche Weiterverfolgung und eine einfache Nutzung ermöglicht. Heute bin ich von unserer neuen Arbeitsweise überzeugt und würde nie wieder zurückgehen.